Profesionální e-mailový podpis

Ideální e-mailový podpis má šířku 300–600 px a výšku do 150 px. Obsah by neměl přesáhnout 4–6 řádků textu. Logo by mělo mít do 200×50 px a do 20 KB. Celková velikost podpisu (se všemi obrázky) by neměla překročit 50 KB, aby nezpomalovala odesílání a přijímání.

HTML podpisy vypadají profesionálněji – umožňují formátování, odkazy, logo a ikony sociálních sítí. Prostý text je však univerzálně kompatibilní a nikdy se v e-mailových klientech „nerozpadne“. Pro firemní komunikaci je lepší volbou HTML. Pro technické role nebo mailing listy je přijatelný prostý text.

Používejte inline CSS styly (nikoli externí šablony stylů), tabulky pro rozvržení místo elementů div, bezpečná webová písma (Arial, Verdana, Georgia) a obrázky s absolutními URL (nikoli base64). Před použitím podpis otestujte alespoň ve 3 e-mailových klientech. Vyhněte se pokročilým CSS efektům – e-mailoví klienti je nepodporují konzistentně.

Firemní logo ano, ale velikost je zásadní. Logo by mělo mít maximálně 200×50 px a do 20 KB. Osobní fotografie je volitelná – může budovat důvěru, ale také zvětšuje velikost podpisu. Použijte PNG s průhledným pozadím. Vždy přidejte alternativní text pro případ, že se obrázek nenačte. Nikdy nepoužívejte animované GIFy.

Kvůli jednotnosti značky vytvořte šablonu, kterou budou používat všichni – stejné písmo, barvy, logo a rozvržení. Proměnné prvky: jméno, pozice, telefon, e-mail. E-mailový hosting BeoHosting podporuje centralizovanou správu podpisů. Pro větší týmy použijte nástroje jako Exclaimer nebo CodeTwo pro automatické vkládání podpisu.