Como Evitar que os Seus Emails Caiam no Spam

Poucas coisas são tão frustrantes como quando um cliente diz: "não recebi o seu email" — e você enviou-o há três dias. O problema é quase sempre o mesmo: o seu email acabou na pasta de spam. Segundo as estatísticas, até 20% do email profissional legítimo nunca chega à caixa de entrada do destinatário. Neste guia explicamos por que isto acontece e como o evitar, com configuração técnica e boas práticas.

Porque é que os emails acabam no spam?

Os fornecedores de email (Gmail, Outlook, Yahoo) usam algoritmos complexos para determinar se um email é legítimo ou spam. Estes algoritmos analisam dezenas de fatores: autenticação técnica (SPF, DKIM, DMARC), reputação do IP do servidor, conteúdo da mensagem, comportamento do destinatário (marcam ou não os seus emails como spam), frequência de envio e muito mais. O problema é que estes algoritmos às vezes erram e sinalizam emails legítimos como spam.

SPF - Sender Policy Framework

O SPF é um registo DNS que indica aos servidores de email quais os servidores autorizados a enviar email em nome do seu domínio. Sem um registo SPF, qualquer pessoa pode enviar email que pareça ser seu — uma técnica frequentemente usada por spammers (email spoofing). O registo SPF é adicionado como um registo TXT no DNS do seu domínio.

Exemplo de registo SPF: v=spf1 include:_spf.beohosting.com ~all

Isto significa: apenas os servidores listados em _spf.beohosting.com podem enviar email pelo seu domínio. "~all" significa soft fail — os emails de outros servidores serão marcados como suspeitos, mas não rejeitados. Para uma política mais rígida, use "-all" (hard fail), que rejeita todos os emails não autorizados. Importante: só pode ter um registo SPF por domínio. Se usar vários serviços de envio de email (por exemplo, alojamento + Mailchimp), inclua todos num único registo SPF.

DKIM - DomainKeys Identified Mail

O DKIM adiciona uma assinatura digital a cada email que envia. Esta assinatura prova que o email vem realmente do seu servidor e que não foi alterado em trânsito. O DKIM usa um par de chaves — a chave privada no seu servidor assina cada email, e a chave pública no DNS permite aos destinatários verificar a assinatura. Na BeoHosting, o DKIM é configurado automaticamente para todos os domínios. Pode verificá-lo no cPanel, em "Email Deliverability".

Como funciona o DKIM na prática: o seu servidor adiciona um cabeçalho DKIM-Signature a cada email enviado. Este cabeçalho contém uma assinatura criptográfica do corpo da mensagem e de alguns cabeçalhos. O servidor do destinatário lê a sua chave pública DKIM do DNS e usa-a para verificar a assinatura. Se a assinatura corresponder, o email é verificado como autêntico.

DMARC - Domain-based Message Authentication

O DMARC combina o SPF e o DKIM e adiciona uma política que indica aos destinatários o que fazer com os emails que falham a verificação. O DMARC também lhe permite receber relatórios sobre quem está a enviar email em nome do seu domínio — o que é inestimável para detetar abusos.

Exemplo de registo DMARC: v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@asuaempresa.com; pct=100

Isto significa: os emails que falham a verificação SPF e DKIM devem ser colocados em quarentena (pasta de spam). Os relatórios são enviados para dmarc@asuaempresa.com. A política aplica-se a 100% dos emails. Recomendamos começar com p=none (apenas monitorização) e avançar gradualmente para p=quarantine e depois p=reject à medida que confirma que todos os emails legítimos estão devidamente autenticados.

Reputação do IP e alojamento partilhado

O endereço IP a partir do qual envia email tem uma reputação — semelhante a um score de crédito. Se já tiver sido enviado spam desse IP anteriormente, a sua reputação é má e os seus emails acabarão no spam, mesmo com as definições SPF/DKIM/DMARC corretas. No alojamento partilhado, partilha um IP com outros utilizadores — se um deles enviar spam, afeta toda a gente. A BeoHosting monitoriza ativamente a reputação de todos os endereços IP e suspende as contas que enviam spam, mas para um controlo máximo considere uma solução de alojamento de email empresarial.

Conteúdo de email que ativa os filtros de spam

Certas palavras e frases nos emails ativam os filtros de spam: "GRÁTIS", "URGENTE", "Clique agora", demasiados pontos de exclamação (!!!), ESCREVER TUDO EM MAIÚSCULAS, ligações para sites suspeitos, demasiadas imagens com pouco texto e anexos em formatos executáveis (.exe, .bat). Além disso, emails que contêm apenas uma imagem grande sem texto acabarão quase de certeza no spam, porque os filtros de spam não conseguem "ler" uma imagem.

Verificações técnicas antes de enviar

Antes de enviar uma campanha de email importante ou qualquer email profissional, faça as seguintes verificações. Use o mail-tester.com — envie um email de teste e receberá uma pontuação de 0 a 10 com explicações detalhadas do que melhorar. Verifique o MXToolbox.com para ver se o seu IP está nalguma blacklist. Use a ferramenta Email Deliverability do cPanel para validar a configuração do SPF e do DKIM. Envie um email de teste para diferentes fornecedores (Gmail, Outlook, Yahoo) e confirme que chega à caixa de entrada.

Boas práticas para a entregabilidade do email

Use sempre um email profissional no seu próprio domínio, nunca um Gmail ou Yahoo gratuito. Não envie emails em massa a partir de uma conta de email de alojamento — use serviços especializados como o Mailchimp ou o SendGrid. Inclua sempre uma opção de cancelamento de subscrição nos emails de marketing. Mantenha uma lista de contactos limpa — remova endereços inexistentes e os que rejeitam os seus emails. Não envie demasiados emails de uma só vez — aumente gradualmente o volume de envio. E, o mais importante — envie conteúdo relevante que as pessoas queiram receber.

O que fazer se já estiver numa blacklist?

Se os seus emails já estiverem numa blacklist, siga estes passos. Primeiro, identifique em que listas está — use o MXToolbox Blacklist Check. Depois, corrija a causa raiz — altere palavras-passe comprometidas, remova malware, interrompa a prática que originou a inclusão na blacklist. Por fim, submeta um pedido de remoção — a maioria das listas tem um processo automatizado. Na BeoHosting, a nossa equipa de suporte pode ajudar a identificar e resolver problemas de inclusão em blacklists.

Testar a entregabilidade do email

Testar regularmente é fundamental. Recomendamos verificações mensais no mail-tester.com (objetivo de uma pontuação de 9+/10), verificações semanais de blacklist no MXToolbox.com e a monitorização da taxa de devolução (bounce rate) dos seus emails. Se notar uma queda repentina na entregabilidade, verifique imediatamente se o seu servidor está comprometido ou se alguém está a abusar das suas contas de email.

Conclusão

A entregabilidade do email depende de uma combinação de configuração técnica e boas práticas. O SPF, o DKIM e o DMARC são os três pilares da autenticação de email que têm de estar devidamente configurados. Na BeoHosting, o SPF e o DKIM são configurados automaticamente. Saiba mais sobre os registos DNS e a sua configuração, e a nossa equipa pode ajudar na configuração do DMARC. Combine a configuração técnica com boas práticas de envio e testes regulares, e os seus emails chegarão de forma fiável à caixa de entrada dos seus clientes.