Come migliorare la deliverability delle email

Cos'è la deliverability delle email

La deliverability delle email è la misura che indica quale percentuale delle tue email raggiunge con successo la casella di posta del destinatario invece di finire nella cartella spam o essere respinta del tutto. Anche con un contenuto perfetto, se il messaggio finisce nello spam, il destinatario probabilmente non lo vedrà mai. Il tasso medio di deliverability è di circa l'85 percento, il che significa che su ogni 100 email inviate, 15 non raggiungono mai la casella di posta. Per un'azienda che dipende dalla comunicazione via email, questo può tradursi in opportunità e fatturato persi.

La deliverability dipende da molti fattori, tra cui la reputazione del tuo dominio e del tuo IP, la configurazione tecnica del server, il contenuto delle email, il comportamento dei destinatari e il rispetto delle leggi anti-spam. Migliorare la deliverability è un processo continuo che richiede attenzione a tutti questi aspetti. Scopri di più su come configurare l'email sul tuo dominio, perché una debolezza in un'area può vanificare gli sforzi compiuti in tutte le altre.

Riscaldare il dominio e l'indirizzo IP

Perché il riscaldamento è necessario

Quando inizi a inviare email da un nuovo dominio o da un nuovo indirizzo IP, i provider di posta come Gmail, Outlook e Yahoo non hanno alcun dato sulla tua reputazione. Se inizi subito a inviare migliaia di email, questo appare come il comportamento di uno spammer e le tue email verranno bloccate o contrassegnate come spam. Il riscaldamento è il processo di aumento graduale del numero di email inviate nell'arco di 2-4 settimane, fino a costruire una reputazione positiva.

Piano di riscaldamento

Inizia il primo giorno con 20-50 email al giorno, inviandole a utenti che sai apriranno e risponderanno, come colleghi, partner o i tuoi iscritti più attivi. Ogni giorno aumenta il volume del 30-50 percento. Entro la fine della prima settimana dovresti inviare circa 200 email al giorno. Durante la seconda settimana sali a 1.000, la terza a 5.000 e la quarta al volume completo. Monitora i tassi di apertura e le segnalazioni di spam durante tutto il processo. Se il tasso di apertura scende sotto il 20 percento o compaiono segnalazioni di spam, rallenta.

Autenticazione delle email

SPF (Sender Policy Framework)

SPF è un record DNS che definisce quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio. Senza SPF, chiunque può inviare un'email che sembra provenire dal tuo dominio, una tecnica nota come email spoofing. Il record SPF viene aggiunto come record TXT nel DNS del tuo dominio e contiene un elenco di indirizzi IP e server autorizzati all'invio. Usa il meccanismo include per aggiungere i server di servizi email come Google Workspace o Microsoft 365, e termina il record con -all per un rifiuto rigoroso dei mittenti non autorizzati o con ~all per un rifiuto morbido.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM aggiunge una firma digitale a ogni email, dimostrando che il messaggio proviene davvero dal tuo dominio e non è stato modificato durante il transito. Quando invii un'email, il tuo server aggiunge una firma crittografica all'intestazione del messaggio utilizzando una chiave privata. Il server del destinatario verifica la firma usando la chiave pubblica pubblicata nel DNS del tuo dominio. Se la firma corrisponde, l'email è autentica. La chiave DKIM dovrebbe essere lunga almeno 2.048 bit per una sicurezza adeguata e andrebbe ruotata ogni 6-12 mesi.

DMARC (Domain-based Message Authentication)

DMARC unisce SPF e DKIM in un framework unificato e definisce cosa il server del destinatario debba fare con un'email che fallisce l'autenticazione. Le policy DMARC sono none, che si limita a monitorare senza intervenire, quarantine, che invia le email non autenticate nello spam, e reject, che respinge completamente le email non autenticate. Inizia con la policy none per tracciare chi invia email per conto del tuo dominio senza il rischio di bloccare messaggi legittimi. Una volta confermato che tutte le fonti legittime sono configurate con SPF e DKIM, passa a quarantine e poi a reject.

Ottimizzazione del contenuto delle email

Evitare le parole che attivano i filtri spam

I filtri antispam analizzano il contenuto delle email cercando parole e frasi tipiche dello spam. Parole come gratis, urgente, garantito, ultima possibilità, clicca ora, guadagna soldi e simili aumentano il punteggio spam del messaggio. Questo non significa che tu non debba mai usare queste parole, ma usale con parsimonia e in un contesto naturale. Anche l'uso eccessivo di lettere maiuscole, punti esclamativi e caratteri speciali fa scattare un campanello d'allarme nei filtri antispam.

Equilibrio tra HTML e testo

Un'email che contiene solo immagini senza testo è un classico segnale di spam, perché gli spammer usano le immagini per aggirare i filtri basati sul testo. Mantieni un rapporto testo-immagini di almeno 60 a 40 a favore del testo. Ogni immagine dovrebbe avere un testo alternativo. Evita immagini troppo grandi, perché molti client di posta non caricano le immagini automaticamente. Il codice HTML dell'email dovrebbe essere pulito, senza stili superflui e senza JavaScript, che in ogni caso è bloccato in tutti i client di posta moderni. Il CSS inline è l'unico modo affidabile per dare uno stile alle email.

Personalizzazione e pertinenza

Le email personalizzate hanno un tasso di apertura superiore del 26 percento rispetto ai messaggi generici. Usa il nome del destinatario nell'oggetto e nel corpo dell'email, segmenta la lista per interessi e comportamento e invia contenuti pertinenti che corrispondano alle aspettative degli iscritti. Le email che i destinatari aprono, leggono e a cui rispondono regolarmente migliorano la tua reputazione presso i provider di posta, il che incide direttamente sulla deliverability di tutti i messaggi futuri.

Gestione della reputazione

Monitorare le metriche

Le metriche chiave per monitorare la deliverability sono il tasso di deliverability, che dovrebbe essere superiore al 95 percento, il tasso di apertura, che dipende dal settore ma in generale dovrebbe superare il 20 percento, il tasso di segnalazioni di spam, che deve restare sotto lo 0,1 percento, il tasso di bounce, che dovrebbe essere inferiore al 2 percento, e il tasso di disiscrizione. Usa strumenti come Google Postmaster Tools, che offre una panoramica sulla reputazione del tuo dominio presso gli utenti Gmail, Microsoft SNDS per Outlook e Yahoo Feedback Loop per monitorare le segnalazioni di spam degli utenti Yahoo.

Igiene della lista

Pulisci regolarmente la lista email da iscritti inattivi, indirizzi non validi e spam trap. Gli indirizzi non validi che generano bounce influiscono negativamente sulla tua reputazione. Le spam trap sono indirizzi email piazzati dai provider di posta o dalle organizzazioni anti-spam per individuare i mittenti che inviano posta indesiderata. Implementa un processo di double opt-in in cui l'iscritto deve confermare l'iscrizione cliccando un link in un'email, riducendo così il rischio di indirizzi non validi e segnalazioni di spam. Rimuovi automaticamente gli indirizzi che generano hard bounce.

Monitoraggio delle blacklist

Cosa sono le blacklist

Le blacklist sono database di indirizzi IP e domini identificati come mittenti di spam. I server di posta controllano queste liste prima di accettare un'email e respingono o contrassegnano i messaggi provenienti da mittenti in blacklist. Le blacklist più note sono Spamhaus, Barracuda, SORBS e Spamcop. Finire in una blacklist può ridurre drasticamente la deliverability, perché le tue email vengono respinte da un gran numero di server.

Monitoraggio e rimozione

Verifica regolarmente se il tuo indirizzo IP e il tuo dominio si trovano in qualche blacklist utilizzando strumenti come MXToolbox o MultiRBL, che controllano contemporaneamente decine di liste. Se ti ritrovi in una lista, ogni blacklist ha una procedura di rimozione che di solito richiede di identificare e correggere il problema che ha portato all'inserimento. Alcune liste rimuovono automaticamente gli indirizzi IP dopo un periodo senza attività spam, mentre altre richiedono una richiesta manuale. Prevenire è meglio che curare: segui le best practice per l'invio delle email così da non finire mai in una lista. Sui server email di BeoHosting abbiamo configurato l'autenticazione completa SPF, DKIM e DMARC e monitoriamo attivamente le blacklist, così che le tue email raggiungano in modo affidabile la casella di posta del destinatario.

Conclusione

Migliorare la deliverability delle email richiede un approccio sistematico che comprende la configurazione tecnica con autenticazione SPF, DKIM e DMARC, un attento riscaldamento dei nuovi domini e indirizzi IP, l'ottimizzazione del contenuto delle email, la pulizia regolare delle liste di iscritti e il monitoraggio continuo della reputazione e delle blacklist. L'investimento nella deliverability si ripaga molte volte, perché ogni email che atterra nella casella di posta invece che nello spam è un'opportunità di comunicazione, vendita o di costruzione di una relazione con il cliente.