Como Melhorar a Entregabilidade de Email

O que é a entregabilidade de email

A entregabilidade de email é a métrica que indica que percentagem dos seus emails chega com sucesso à caixa de entrada do destinatário, em vez de ir para a pasta de spam ou ser totalmente rejeitada. Mesmo com um conteúdo de email perfeito, se a mensagem acabar no spam, o destinatário provavelmente nunca a verá. A taxa média de entregabilidade ronda os 85 por cento, o que significa que, em cada 100 emails enviados, 15 nunca chegam à caixa de entrada. Para uma empresa que depende da comunicação por email, isto pode significar oportunidades e receitas perdidas.

A entregabilidade depende de muitos fatores, incluindo a reputação do seu domínio e IP, a configuração técnica do servidor, o conteúdo do email, o comportamento dos destinatários e o cumprimento das leis antispam. Melhorar a entregabilidade é um processo contínuo que exige atenção a todos estes aspetos. Saiba mais sobre como configurar o email no seu domínio, porque uma fragilidade numa área pode anular os esforços em todas as outras.

Aquecimento do domínio e do endereço IP

Porque é necessário o aquecimento

Quando começa a enviar emails a partir de um novo domínio ou de um novo endereço IP, os fornecedores de email como o Gmail, o Outlook e o Yahoo não têm quaisquer dados sobre a sua reputação. Se começar imediatamente a enviar milhares de emails, isto parece um comportamento de spammer e os seus emails serão bloqueados ou marcados como spam. O aquecimento é o processo de aumentar gradualmente o número de emails que envia ao longo de 2 a 4 semanas, até construir uma reputação positiva.

Plano de aquecimento

Comece no primeiro dia com 20 a 50 emails por dia, enviando-os para utilizadores que sabe que vão abrir e responder ao seu email, como colegas, parceiros ou os seus subscritores mais ativos. Todos os dias aumente o volume em 30 a 50 por cento. No final da primeira semana deverá estar a enviar cerca de 200 emails por dia. Durante a segunda semana, aumente para 1.000, na terceira para 5.000 e na quarta para o volume total. Acompanhe as taxas de abertura e as queixas de spam ao longo de todo o processo. Se a taxa de abertura descer abaixo dos 20 por cento ou surgirem queixas de spam, abrande.

Autenticação de email

SPF (Sender Policy Framework)

O SPF é um registo DNS que define quais os servidores autorizados a enviar emails em nome do seu domínio. Sem SPF, qualquer pessoa pode enviar um email que parece vir do seu domínio, uma técnica conhecida como email spoofing. O registo SPF é adicionado como um registo TXT no DNS do seu domínio e contém uma lista de endereços IP e servidores autorizados a enviar. Utilize o mecanismo include para adicionar servidores de serviços de email como o Google Workspace ou o Microsoft 365, e termine o registo com -all para uma rejeição estrita de remetentes não autorizados ou ~all para uma rejeição suave.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

O DKIM adiciona uma assinatura digital a cada email, provando que a mensagem vem realmente do seu domínio e não foi modificada em trânsito. Quando envia um email, o seu servidor adiciona uma assinatura criptográfica ao cabeçalho da mensagem utilizando uma chave privada. O servidor do destinatário verifica a assinatura através da chave pública publicada no DNS do seu domínio. Se a assinatura corresponder, o email é autêntico. A chave DKIM deve ter pelo menos 2.048 bits de comprimento para uma segurança adequada e deve ser rodada a cada 6 a 12 meses.

DMARC (Domain-based Message Authentication)

O DMARC une o SPF e o DKIM num quadro unificado e define o que o servidor do destinatário deve fazer com um email que falha a autenticação. As políticas DMARC são: none, que apenas monitoriza sem ação; quarantine, que envia os emails não autenticados para o spam; e reject, que rejeita totalmente os emails não autenticados. Comece com a política none para acompanhar quem envia emails em nome do seu domínio sem o risco de bloquear mensagens legítimas. Assim que confirmar que todas as fontes legítimas estão configuradas com SPF e DKIM, avance para quarantine e depois para reject.

Otimização do conteúdo do email

Evitar palavras que despoletam o spam

Os filtros de spam analisam o conteúdo do email à procura de palavras e expressões típicas do spam. Palavras como grátis, urgente, garantido, última oportunidade, clique já, ganhe dinheiro e semelhantes aumentam a pontuação de spam da mensagem. Isto não significa que nunca deva usar estas palavras, mas use-as com moderação e num contexto natural. O uso excessivo de letras maiúsculas, pontos de exclamação e caracteres especiais também levanta uma bandeira vermelha junto dos filtros de spam.

Equilíbrio entre HTML e texto

Um email que contém apenas imagens sem texto é um sinal comum de spam, porque os spammers usam imagens para contornar os filtros de spam baseados em texto. Mantenha uma proporção de texto para imagem de pelo menos 60 para 40 a favor do texto. Cada imagem deve ter texto alternativo. Evite imagens demasiado grandes, porque muitos clientes de email não carregam as imagens automaticamente. O código HTML do email deve ser limpo, sem estilos desnecessários e sem JavaScript, que, de qualquer forma, é bloqueado em todos os clientes de email modernos. O CSS inline é a única forma fiável de estilizar emails.

Personalização e relevância

Os emails personalizados têm uma taxa de abertura 26 por cento mais elevada do que as mensagens genéricas. Use o nome do destinatário no assunto e no corpo do email, segmente a lista por interesses e comportamento e envie conteúdo relevante que corresponda às expetativas dos subscritores. Os emails que os destinatários abrem, leem e respondem regularmente melhoram a sua reputação junto dos fornecedores de email, o que afeta diretamente a entregabilidade de todas as mensagens futuras.

Gestão da reputação

Acompanhamento de métricas

As métricas-chave para acompanhar a entregabilidade são: a taxa de entregabilidade, que deve estar acima dos 95 por cento; a taxa de abertura, que depende do setor mas que, em geral, deve estar acima dos 20 por cento; a taxa de queixas de spam, que deve estar abaixo de 0,1 por cento; a taxa de devoluções (bounce), que deve estar abaixo de 2 por cento; e a taxa de cancelamento de subscrição. Utilize ferramentas como o Google Postmaster Tools, que oferece uma visão sobre a reputação do seu domínio junto dos utilizadores do Gmail, o Microsoft SNDS para o Outlook e o Yahoo Feedback Loop para acompanhar as queixas de spam dos utilizadores do Yahoo.

Higiene da lista

Limpe regularmente a lista de email, removendo subscritores inativos, endereços inválidos e armadilhas de spam. Os endereços inválidos que geram devoluções afetam negativamente a sua reputação. As armadilhas de spam são endereços de email colocados por fornecedores de email ou organizações antispam para identificar remetentes que enviam correio indesejado. Implemente um processo de double opt-in, em que o subscritor tem de confirmar a subscrição clicando numa ligação num email, o que reduz o risco de endereços inválidos e de queixas de spam. Remova automaticamente os endereços que geram devoluções permanentes (hard bounces).

Monitorização de listas negras

O que são as listas negras

As listas negras são bases de dados de endereços IP e domínios identificados como remetentes de spam. Os servidores de email consultam estas listas antes de aceitar emails e rejeitam ou marcam as mensagens de remetentes em lista negra. As listas negras mais conhecidas são a Spamhaus, a Barracuda, a SORBS e a Spamcop. Entrar numa lista negra pode reduzir drasticamente a entregabilidade, porque os seus emails passam a ser rejeitados por um grande número de servidores.

Monitorização e remoção

Verifique regularmente se o seu endereço IP e domínio constam de alguma lista negra através de ferramentas como o MXToolbox ou o MultiRBL, que verificam simultaneamente dezenas de listas. Se for encontrado numa lista, cada lista negra tem um processo de remoção que normalmente exige que identifique e corrija o problema que levou à listagem. Algumas listas removem automaticamente os endereços IP após um período sem atividade de spam, enquanto outras exigem um pedido manual. Mais vale prevenir do que remediar — siga as melhores práticas de envio de email para nunca acabar numa lista. Nos servidores de email da BeoHosting temos a autenticação SPF, DKIM e DMARC totalmente configurada e monitorizamos ativamente as listas negras, para que os seus emails cheguem de forma fiável à caixa de entrada do destinatário.

Conclusão

Melhorar a entregabilidade de email exige uma abordagem sistemática que abrange a configuração técnica com autenticação SPF, DKIM e DMARC, o aquecimento cuidadoso de novos domínios e endereços IP, a otimização do conteúdo do email, a limpeza regular da lista de subscritores e a monitorização contínua da reputação e das listas negras. O investimento na entregabilidade compensa muitas vezes, porque cada email que chega à caixa de entrada em vez do spam é uma oportunidade de comunicação, de venda ou de construção de uma relação com o cliente.